På mange lederkurs trenes det på å gi tilbakemeldinger, langt sjeldnere hvordan man tar dem imot. Tilbakemeldinger vi umiddelbart opplever riktig og relevant er noe de aller fleste av oss håndterer bra. De gir også en følelse av å bli sett og verdsatt, og vi kjenner takknemlighet.

Derimot er det en annen sak om vi ikke er enig i tilbakemeldingen. Kan hende er det noe som blir sagt i et møte, ved kaffemaskinen eller skrevet i en e-post. Kanskje har du fått en skyllebøtte fra en kunde. Hva enn det nå er, så oppleves det feil og urettferdig. Ofte går vi i forsvar og i verste fall mister vi selvtillit og blir usikre på oss selv.

Før eller siden treffer dette oss alle, av den enkle grunn at vi alle er feilbarlige og «ikke helt utlært» som mennesker. Vår erfaring er imidlertid at hvis du lærer deg å ta imot og bruke feedback du er uenig i på en konstruktiv måte, vil du utvikle deg raskere og gjøre en bedre jobb.

Få tilgang til webinaret: «Konflikthåndtering og våre 10 steg til løsning«. 

Det første du skal gjøre er ingenting

Ikke bestem deg for om du er enig eller uenig med tilbakemeldingen …. ennå. Gi deg selv tid før du godkjenner eller avviser den.

Det eneste du bør gjøre om tilbakemeldingen kom muntlig er:

• Skriv ned eksakt det som ble sagt, ikke din tolkning av det du hørte. Og gjør det så snart som mulig. Det forhindrer at det er din tolkning som fester seg. Så lar du det ligge litt før du tar det opp igjen, gjerne til neste dag.
• Kjenn godt etter hvor din umiddelbare følelsesmessige reaksjon sitter. Det er viktig å sortere om du blir sint, lei deg, kjenner forakt eller hva! Noter deg dette mens du venter; for da får du god kontroll på deg selv

Det er en naturlig reaksjon å umiddelbart fornekte eller avfeie tilbakemeldinger vi ikke er enige i. Automatisk så går vi i forsvar og vi ser etter feil: Kjenner vedkommende meg nok? Er avsender kvalifisert til å gi meg tilbakemelding, forstår han/hun det jeg driver med? Det kan være noe med tid, sted eller form. Vi stiller spørsmål ved intensjonen til den som ga tilbakemeldingen.

Når de i tillegg kommer i form av meldinger eller e-post er det ekstra lett å misforstå og begynne å tolke. Formatet er skriftlig og kort og de kommer uten den ekstra informasjon vi får gjennom kroppsspråket som vi får når vi er i samme rom. Dette er også en utfordring i videomøter, selv om vi ser ansiktene til hverandre så er det mye vi ikke ser og dermed mister – ansiktene kommer mye nærmere og mimikken blir overtydelig og kan utilsiktet forsterke det som blir sagt.

Vi begynner å tolke og fantasien har ingen grenser. Med andre ord, vi gjør automatisk en rekke antagelser og basert på dem konkluderer vi. Og vi konkluderer ofte feil. De fleste av oss er dessverre slik.

Problemet med å avfeie eller gå i forsvar er at du tar fra deg en mulighet til å lære og utvikle deg. Så la tilbakemeldingen ligge litt, gjerne til dagen etter.

Grav dypere

Mange tilbakemeldinger er uklare som “vis mer lederskap”, “vær tydeligere”, “tenk mer strategisk” eller det mer ekstreme som “skjerp deg!”

Etter å ha latt tilbakemeldingen ligget til neste dag, tar du den frem. Du har fått det litt på avstand og roet deg ned litt. Nå er det tid for grave dypere slik at du får en klar forståelse av innholdet i tilbakemeldingen.

Ta utgangspunkt i at alle tilbakemeldinger gir mulighet for egen utvikling, og at den som gav tilbakemeldingen har en positiv intensjon om å hjelpe deg uansett hvordan det ble formulert.

Still deg sunt kritisk til de tilbakemeldingene du får ut fra et saklig, men ikke følelsesmessig perspektiv. Det kan være at tilbakemeldingen er «tatt helt ut av en sammenheng», men den kan likevel være interessant og verd å utforske.

Et råd er at du hjelper den som ga tilbakemeldingen til å uttrykke seg slik at det gir mening og er til å forstå. Måten å hjelpe dem på er å stille åpne og nøytrale spørsmål. Bare spør og lytt, ikke gå i forsvar eller argumentere. “Du sa jeg må tenke mer strategisk. Kan du si litt mer?”, ” Har du noen eksempler slik at jeg kan forstå?”

Ble det sagt i et møte, vurder om det er riktig tid og sted for å sjekke ut der og da. Kom tilbakemeldingen i en e-post, er det lurt å ringe eller be om en prat. Å svare med en e-post eller melding kan fort skape større avstand og flere misforståelser.

Først etter å ha sjekket ut at du forstår hva som den som gav tilbakemeldingen mente, kan du begynne å jobbe med den. Husk å takke for at hun/han viser interesse!

Sjekk ut egne blindsoner

Ofte så oppleves tilbakemeldinger uberettiget fordi de går på ting vi ikke er bevisst og dermed ikke kjenner oss igjen i. Men det vil som alltid være noe som er riktig og som du kan lære av. Du står på en måte inne i ditt eget rom og titter ut på verden, mens de rundt deg står på utsiden og titter inn. Det gir et annet perspektiv og de ser ting du selv ikke ser.

Vi har alle blindsoner – det kan være (u)vaner vi ikke er klar over, effekten av kroppsspråk, adferd eller ordene du bruker. Du ser på deg selv som undersøkende, mens andre opplever deg som konfronterende.

Vær nysgjerrig på å finne ut mer om deg selv og hvordan andre opplever deg.

Sjekk ut egne blindsoner ved å stille spørsmålet: “Hva kan være riktig?” og vær ærlig med deg selv når du svarer. Har du en leder eller kollega du er fortrolig med eller en coach, så kan det være lurt å sjekke ut med dem. Igjen, vær så åpen og nøytral som mulig.

Bestem deg for hva du vil gjøre

Nå har du fått et klart bilde av innholdet i tilbakemeldingen og det er tid for å finne ut hvordan du kan bruke det i din egen utvikling.

Å motta tilbakemeldinger betyr ikke at du må gjøre noe, det betyr bare at du mottar. Du hører og skriver ned det som blir sagt. Du reflekterer og utfordrer mulige blindsoner og sjekker ut din forståelse med giver og andre. Så kan du bestemme deg for om du vil gjøre noe, hva du vil gjøre annerledes og hvordan.

Hva enn du velger å gjøre, er det viktig å gå tilbake til den som ga deg tilbakemeldingen for å dele dine tanker. Ved å dele vil du forsterke relasjonen selv om du velger å gå i en annen retning enn rådet du fikk. Gjør du ikke det, kan de tenke at du ikke hørte hva de sa eller at du ikke bryr deg om tilbakemeldinger og gode råd.