Det er fullt mulig å glede seg til møter. Løsningen heter grønne møter og har ingenting med miljøet å gjøre.

Alt for mange opplever disse møtene som energilekkasjer, vi gruer oss i forkant og er glade når de er ferdige. De kjennetegnes ved at tiden brukes på fortid, på det som har skjedd og ikke skjedd, samt å finne forklaringer på hvorfor.

Det fører til at folk går i forsvar, det blir fordeling av skyld og fingerpeking. Over tid kan det medføre at vi ikke våger å være åpne om problemer og mer opptatt av å finne (bort-)forklaringer. Effekten blir uansett den samme, en nedtur. Vi kaller slike møter RØDE MØTER.

Det fine er at det trenger ikke være slik! Hva om vi endrer kontekst fra kontroll til utvikling, fra å se bakover til å se fremover. Hensikten blir bruke gruppens samlede erfaring og kunnskap til å finne løsninger sammen og treffe beslutninger som gjør at vi lykkes. Vi kaller disse møtene GRØNNE MØTER.

Grønne møter kjennetegnes ved at vi ser fremover. Det som har skjedd har skjedd, og vi kan i beste fall lære av det. Vi våger å være uenige med god intensjon fordi vi vil hverandre vel og vil lykkes sammen. I grønne møter utfordrer vi hverandre konstruktivt på hvordan vi kan løse problemene gjennom å utforske mulighetsrommet.

Fremfor å argumentere for eller mot konklusjoner søker vi å forstå hverandres resonnement og tanker. Konstruktiv konfrontasjon er en nysgjerrig etterspørrende kommunikasjonsstil som har til hensikt å øke egen forståelse fremført på en inviterende måte med forventning om et ærlig svar og konstruktivt resultat.

Vår erfaring er at terskelen er lavere for å engasjere seg og at alle engasjerer seg i problemløsning i grønne møter. Spørsmål som: Hva er det beste vi kan gjøre nå? Hvilke muligheter har vi og hva skal til for å utnytte dem? Kan du si noe mer om hvordan du tenker?, skaper engasjement. De aktiverer vår felles erfaring i jakten på de beste løsningene.

Hvordan kan du få til grønne møter i ditt team?

Å få til grønne møter kommer ikke av seg selv. Nedenfor finner du noen gode råd.

Avklar hensikt med møtet

Vi ser ofte at hensikten med oppfølgings- og rapporteringsmøter ikke er definert. Det har utviklet seg en praksis over tid. Alle planlagte møter må ha en klar hensikt som alle deltagerne kjenner til; “Hensikten med dette møtet er ..”.

I ad hoc møter kan dere starte med å klargjøre hensikten som første punkt.

Hensikten med prosjektoppfølgingsmøter kan være; “At vi er mer sikre på at prosjektet blir en suksess etter møtet enn vi var før møtet.

Gode forberedelser

For å få til grønne møter er gode forberedelser viktig. Er det avvik så er det en del av forberedelsen å undersøke og forstå årsaken til avvikene. Dette kan forklares kort. Når årsaken er forstått, så er neste trinn i forberedelsen å identifisere mulige tiltak og beslutninger som skal til for å løse problemene.

Det samme gjelder ved risiko og muligheter. Som en del av forberedelsen tydeliggjøres konsekvenser og forslag til tiltak og beslutninger.

Resultatet blir et godt oppspill for å få innspill på tiltakene som enten bekrefter eller forbedre dem.

Møteledelse

God møteledelse er avgjørende for å få til grønne møter. Vi pleier å si; bruk maks 20% av tiden på det som har skjedd og 80% av tiden fremover. Bruk spørsmålene HVORDAN, HVA SKAL TIL, HVA ER MULIG?

Som møteleder har du et særskilt ansvar for å holde møtet i grønn sone. Går dere over i rød sone, så ta en time-out. Samtidig så er dette også et kollektivt ansvar.

Etabler kjøreregler og bruk dem

Involver deltagerne i møtet til en diskusjon rundt hvilke kjøreregler dere trenger for å skape grønne møter. Dette er noen eksempler fra kunder vi har jobbet med:

• Underlag sendes ut 2 arbeidsdager før møtet og vi stiller forberedt til møtene
• Opplever noen at møtet går over i rød sone, så reis hånda og be om time-out
• Vi utfordrer hverandre og verdsetter direkte tilbakemeldinger
• “Early warning of bad news, is second best to good”
• Vi bruker tiden fremover og utforsker mulighetsrommet
• Alle kan be om time-out om vi ender i rød soneleder

Tren

For å lykkes med grønne møter må dere trene. Øv på å gjennomføre grønne møter uansett hvilken type møter dere har. Etter hvert vil dere oppleve at møtetiden går ned, dere blir mer konstruktive som igjen gir høyere effektivitet. Dette gjør en reell forskjell for både deg og teamet.

Du vil også se at tillit og psykologisk trygghet forsterkes og dere får en kultur preget av vekst og utviklling.

Lykke til med dine neste grønne møter!

Og du; trenger dere hjelp til å etablere en grønn møtekultur, ta kontakt med oss i Considium. Dette er vi veldig gode på.