< Tilbake til biblioteket
Temahefter

Hvordan ta i mot tilbakemeldinger du er uenig i

På mange lederkurs trenes det på å gi gode tilbakemeldinger, langt sjeldnere hvordan man tar dem i mot. Det å få og håndtere en tilbakemelding vi umiddelbart opplever riktig og relevant er noe de aller fleste av oss håndterer bra. De gir også en følelse av å bli sett og verdsatt.

Å ta i mot tilbakemeldinger vi ikke er enig i, er derimot en annen sak. Kan hende er det noe som blir sagt i medarbeidersamtalen eller et møte. Kanskje du har fått en skyllebøtte fra kunden. Hva enn det er, så oppleves det feil og urettferdig. De kjenner deg jo egentlig ikke, de vet ikke hva du gjør, hvor hardt du har stått på. Og verst av alt, det har jo ingen forankring i virkeligheten.

Det å få en tilbakemelding som oppleves helt feil og urettferdig, kan være smertefullt og frustrerende. Før eller siden treffer dette oss alle. Vår erfaring er imidlertid at hvis du lærer deg å ta i mot feedback du er uenig i på en konstruktiv måte, vil du utvikle deg raskere og gjøre en bedre jobb.

Det første du skal gjøre er ingenting

Ikke bestem deg for om du er enig eller uenig med tilbakemeldingen …. ennå. Gi deg selv tid til å forstå før du godkjenner eller avviser den. Det eneste du bør gjøre er:

Skriv ned eksakt hva som ble sagt, ikke din tolkning. Og gjør det så snart som mulig. Det forhindrer at det er din tolkning som fester seg. Så lar du det ligge litt før du tar det opp igjen

Det er en naturlig reaksjon og raskt fornekte eller avfeie en tilbakemelding som vi ikke er enige i er. Automatisk så ser vi etter alt det som er feil: «Er vedkommende kvalifisert til å gi meg tilbakemelding», det kan være noe med tid, sted eller form. Vi stiller spørsmål ved intensjonen til den som ga tilbakemeldingen. Vi begynner å tolke og fantasien har ingen grenser. Med andre ord, vi gjør automatisk en rekke antagelser og basert på dem konkluderer vi. Og vi konkluderer ofte feil.

Det er to problemer med dette. Først, det er veldig lett finne feil i noe som blir sagt. For det andre, du tar fra deg selv muligheten til å forstå hva den som ga deg tilbakemelding en egentlig mente, slik at det kan være til hjelp for deg.

Grav dypere

Mange tilbakemeldinger er uklare som “vis mer lederskap”, “være tydeligere”, “tenke mer strategisk” eller det mer ekstreme som “skjerp deg!”

Disse gir stort rom for tolkning, vi har vår oppfatning og vi antar fort hva den som ga tilbakemeldingen legger i det. Antagelser må unngås, og husk at på seg selv kjenner man ingen andre. Det er fort gjort å konkludere med hva disse ordene betyr og anta hva de betyr for den som ga tilbakemeldingen. Men i beste fall, er dette ikke helt i samsvar med hva de egentlig prøver å si deg.

Hjelp den som gir tilbakemelding til å uttrykke hva de egentlig mener slik at du forstår. Måten å hjelpe dem på er å stille tydelige og åpne spørsmål uten å være defensiv. Bare spør og lytt, heller ikke her skal du går i forsvar eller argumentere. “Du sa jeg må tenke mer strategisk. Kan du utdype hva du mener med det? Har du noen eksempler slik at jeg kan forstå?”

Først etter å ha sjekket ut at du har forstått hva som den som gav tilbakemeldingen egentlig mente kan du begynne å jobbe med den.

Sjekk ut egne blindsoner

Sjekk egne blindsoner ved å stille to spørsmål: “Hva er feil?” Og “Hva kan være riktig”

Ofte så oppleves tilbakemeldingen uberettiget fordi den går på ting vi ikke er bevisst og dermed ikke kjenner oss igjen i.

Vi har alle blindsoner, det kan være (u)vaner vi ikke er klar over, effekten av kroppsspråk, eller adferd. Du ser på deg selv som undersøkende, mens andre opplever deg som konfronterende.

Ta Erik, en leder i en større teknologibedrift. Han fikk høre fra den nye lederen sin etter et møte at han var så negativ. Han følte det som særdeles urettferdig, han sto jo på sent og tidlig, og opplevde seg positiv til endringene de diskuterte.

Han nevnte det for en kollega, Kari, som ikke kunne skjønne at Erik ble oppfattet som negativ. De hadde jo selv diskutert endringene og hun oppfatt at han sto fullt og helt bak beslutningen. Hun gav Erik akkurat den han ønsket, en bekreftelse på at tilbakemeldingen var uberettiget.

De fleste av oss stopper der. Men ønsker du å virkelig sjekke ut dine blinde områder så må du stille spørsmålet: Kan det være noe i det som ble sagt som kan være riktig?

”Det var godt å høre” tenkte Erik umiddelbart, men spurte Kari likevel et spørsmål til: ”Men er det noe jeg gjør eller sier som kan gi inntrykk av at jeg fremstår negativ?” Hun tenkte seg litt om før hun sa: “Jo, du virket fraværende i ledermøtet da vi diskuterte dette, og det har skjedd flere ganger. Når du tenker gjennom en problemstilling så har du en tendens til å sette deg tilbake med armene i kryss, haken ned mot brystet og med øynene nesten igjen. Hadde jeg ikke kjent deg godt så kunne jeg fort tro du var negativ, jeg ser den.”

Dette hadde aldri Erik tenkt over. Det skjedde på autopilot. Med denne innsikten ble han bevisst kroppsspråket sitt. Han sjekket ut med lederen sin som kunne bekrefte at ja, det var kroppsspråket hans som ga han inntrykket av at Erik var negativ. Nå visste lederen om dette, Erik var klar over kroppsspråket og kunne justere adferden. Og skulle han glemme seg, vet sjefen at dette er udramatisk.

Bestem deg for hva du vil gjøre

Det vil nesten alltid være noe som ikke stemmer i en tilbakemelding, av og til så mye som 90 prosent. Men det vil nesten alltid være noe som er riktig og som du kan lære av. Du sitter på en måte inne i hulen og titter ut på verden, mens de rundt deg sitter på utsiden og titter inn. Det gir de et annet perspektiv og de ser ting du selv ikke ser. For at du skal få disse tilbakemeldingene du kan lære av, er det viktig at du eksplisitt ber om tilbakemelding og viser at du ikke avfeier budbringeren med benektelse eller forklaringer.

Å motta tilbakemeldinger betyr ikke at du må gjøre noe, det betyr bare at du mottar. Du hører og skriver ned det som blir sagt. Du reflekterer og utfordrer mulige blindsoner og sjekker ut din forståelse med giver eller andre. Så kan du bestemme deg for hvorvidt du vil gjøre noe, hva du vil gjøre annerledes og hvordan.

Hva enn du velger å gjøre, er det viktig å gå tilbake til den som ga deg tilbakemeldingen for å dele dine tanker. Ved å dele vil du forsterke relasjonen selv om du velger å gå i en annen retning enn rådet du fikk. Gjør du ikke det, kan de tenke at du ikke hørte hva de sa eller at du ikke bryr deg om tilbakemeldinger og gode råd.

Hvordan jobber vi med dette hos våre kunder

Når vi arbeider med kundene våre i resultatsikringsmøter kjører vi en stram regi der hver enkelt leder går gjennom sine resultat- og arbeidsmål og svarer på hvorvidt de vil levere som avtalt, ja eller nei. Ved avvik presenterer de sine forslag til tiltak, behov for hjelp de trenger og kommer med forslag til beslutninger.

Deretter får den enkelte råd og tilbakemelding fra de andre i ledergruppen i form av forslag og tilbakemeldinger. Her ber vi den som mottar å bare skrive ned det som blir sagt uten å argumentere, kun avklare for å sikre forståelse. Noen føler dette frustrerende for de får ikke forklart eller forsvart seg.

Hensikten er nettopp å motvirke vår trang til å argumentere i mot, gå i forsvar eller (bort-)forklare innspillene som kommer. Vi har mengdetrening i det, det er ofte slik møter forløper. Og forklaringen vår er det som beskrevet tidligere. Vi hopper alt for fort til konklusjoner og avfeier det vi umiddelbart opplever som feil og irrelevant. I tillegg tar slike diskusjoner tid og trekker fokus vekk fra kjernen i møtet: hva er det beste vi kan gjøre for å nå målet.

Isteden bør du ta innspillene med deg hjem, og tenke gjennom det som ble sagt, før du konkluderer på hvilke som er relevante og til nytte, eller hvilke som ikke var relevante eller feil. Mange har sagt at det er helt merkelig hvor stor forskjell det gjør å sitte på dem til morgenen etter. Plutselig så ser de tilbakemeldingene i et nytt lys og de ser nytteverdien.

På neste møte må de dele hva de har gjort med innspillene, og det er helt OK å ikke ha tatt hensyn til alle. Men ved å vise at du har vurdert det de sa, så oppmuntrer du dine kollegaer til å fortsette å hjelpe deg gjennom råd og tilbakemeldinger.