< Tilbake til biblioteket
Temahefter

Fra ord til handling – innføring av Resultatledelse!

Utvikling av gode ledelsesprosesser i et foretak har alltid til hensikt å sikre en resultat-oppnåelse som er i samsvar med foretakets (eiernes) overordnede mål og strategiske ambisjoner. I denne sammenheng står utvikling av Resultatledelse som ledelsesfilosofi sentralt.

Innføring av Resultatledelse har til hensikt å skape personlig forpliktelse hos alle nøkkelpersoner i organisasjonen – og å konkretisere denne forpliktelsen ved å utarbeide individuelle ”målskjemaer” som synliggjør den enkeltes bidrag i forhold til foretakets samlede resultater.

Resultatledelse som verktøy innebærer å utvikle en helhetlig styringsmodell som supplerer den økonomiske rapporteringen med relevant informasjon om de faktorer som driver morgendagens resultater. I denne forbindelse er det fem områder vi ønsker å fokusere i tillegg til de finansielle resultatene:

De økonomiske resultatene vil alltid stå sentralt i all ledelse. Det er her forpliktelsene overfor eierne ligger, og det er her foretakets evne til å finansiere egen vekst og utvikling ligger. Men selv om økonomi og finans står sentralt, må vi i tillegg ha et klart bilde av hvilke øvrige områder som må utvikles for at et foretak skal oppnå de strategiske ambisjoner som er fastsatt. På disse områdene er det også viktig å ha klare mål og måltall for å sikre en balansert styring av foretakets ressurser.

(Disse områdene kan sammenliknes med kronbladene til en blomst – det er kronbladene som gir blomsten dens utseende og tiltrekningskraft.)

Utvikling av måltall og arbeidsmål

Innføring av resultatledelse innebærer å ”oversette” foretakets strategi og resultatkrav til individuelle måltall og arbeidsmål for ledere og medarbeidere. Hensikten er å skape engasjement og forpliktelse i hele organisasjonen, og – ikke minst – skape en ledelsesprosess som utvikler organisasjonens beslutningsevne og gjennomføringsevne.

Arbeidet med å utvikle relevante måltall og arbeidsmål i en organisasjon er basert på følgende prosess:

Grunnlag for resultatoppfølging

Utgangspunktet for konkretisering av mål vil alltid være foretakets overordnede strategi og resultatkrav, og i denne sammenheng må vi ta stilling til følgende spørsmål:

  • Hva er våre hovedutfordringer basert på denne strategien? Forretningsmessig? Organisatorisk?
  • Hva er våre ambisjoner knyttet til disse utfordringene?
  • Hvilke krav og forventninger har kundene (markedet)?
  • Hvilke forbedringsområder må prioriteres på kort sikt?

For å synliggjøre resultatansvaret i organisasjonen settes deretter konkrete måltall og arbeidsmål inn i egne ”målskjemaer” for den enkelte leder og medarbeider. På den måten har alle nøkkelpersoner i organisasjonen konkretisert ansvaret for sin del av den totale resultatutviklingen. I denne forbindelse er det viktig å begrense mengden av måltall og arbeidsmål og dermed sikre at det kun fokuseres på det som til enhver tid er viktigst.

 

Eksempel på målskjema:

Tilnærming og arbeidsform

Utvikling av strategi og resultatkrav er en ”top-down” prosess hvor ledelsen har ansvar for å definere virksomhetens overordnede mål – som grunnlag for en delegert målsettingsprosess

Utvikling og oppfølging av delegerte mål bør derimot være en ”bottom-up” prosess hvor den enhet som skal måles selv definerer og følger opp sine egne måltall og arbeidsmål – som et svar på virksomhetens krav.

 

 

Gjennom å utvikle styringsgrunnlaget, og deretter følge opp resultatene i linjen som en ”bottom-up” prosess, ønsker vi å oppnå følgende:

  • Å få en strategi som er forankret helt ned på operasjonelt nivå
  • Å få en styringsmodell som både har kortsiktig og langsiktig fokus – fordi målene både reflekterer selskapets overordnede strategi og avdelingenes operative prioriteringer
  • Å få en dynamisk portefølje av måltall og arbeidsmål – fordi målene utvikles i takt med endringer i avdelingenes rammebetingelser.

Resultatsikring

Det sterkeste signalet ledere kan gi medarbeidere om deres betydning for virksomhetens resultat – er god resultatoppfølging. Manglende oppfølging er et signal om at medarbeiderne ikke blir tatt på alvor, og at deres innsats ikke betyr så mye.

Å utvikle ansvar og forpliktelse i en organisasjon skjer gjennom å synliggjøre ledelses-arbeidet, og ikke i noen sammenheng er dette viktigere enn i forbindelse med resultat-oppfølgingen. Ingen rapporteringsverktøy eller -rutiner kan erstatte den synlige ledelses-prosessen i et resultatsikringsmøte!

Resultatsikringsmøtet

Resultatsikring skal sørge for at vi tar bedre beslutninger raskere. I den forbindelse er det viktig å utvikle vår evne til å bruke den styringsinformasjonen som er tilgjengelig. Dette innebærer at det ikke er resultatrapportenes kvalitet som er det viktigste, men hvordan resultatoppfølgingen gjennomføres i hver enkelt avdeling.

Et viktig poeng ved resultatsikring er å unngå at lederen tar vekk ansvar og initiativ fra sine medarbeidere. Resultatoppfølgingsmøter dreier seg ofte mest om hva sjefen mener må gjøres – mens medarbeiderne som egentlig skal følges opp, tildeles rollen som tilhørere og fratas dermed ansvaret for sine egne mål og resultater. Den som følges opp skal selv være møteleder under sin egen presentasjon og sørge for at nødvendige beslutninger blir tatt!

I resultatsikringsmøtet skal vi i prinsippet bare ha svar på ett spørsmål fra den som er resultat- ansvarlig:

Vil du oppnå de resultater som er avtalt – til avtalt tid?

På dette spørsmålet finnes det i realiteten bare to svar: JA eller NEI!
– og disse svarene krever følgende avklaring:

JA – resultatet vil oppnås som avtalt og til avtalt tid
– Hvilken risiko ser du fremover – og hvilke tiltak krever eventuelt dette?

NEI – resultatet vil ikke oppnås som avtalt, eller til avtalt tid
– Hva har du tenkt å gjøre med det – og hvilke beslutninger krever dette?

Under resultatgjennomgangen er det et viktig poeng at den som blir fulgt opp hele tiden selv skal beholde resultatansvaret og handlingsinitiativet.

Fokus på handling og beslutning

Det er viktig å huske at avvik er det naturlige i styring. Utfordringen er å finne riktige tiltak for å komme tilbake på kurs! Å forklare hvorfor vi er ute av kurs er ikke til hjelp. Vår evne til å finne unnskyldninger og bortforklaringer og beskrive alle de rasjonelle og irrasjonelle motkrefter som har hindret oss i å nå mål, er ubegrenset.

Spørreordet “hvordan” er derimot viktig for å lykkes med effektiv resultatsikring. Det hjelper oss til å bli handlingsorientert i stedet for problemorientert, og at vi fokuserer på fremtiden i stedet for fortiden.

Resultatsikringsmøtet må med andre ord utvikles fra å være et rapporteringsmøte til å bli et beslutningsmøte.

Hensikten med et godt resultatsikringsmøte er følgende:

  • Sikre styring ved å sette inn korrektive tiltak på et tidligst mulig tidspunkt for å nå avtalte mål. Møtet skal utvikles fra å være en statusgjennomgang til å bli et beslutningsmøte – hvor alle vet hva som nå må gjøres.
  • Skape motivasjon ved å gjøre resultatsikringsmøtene til et kreativt forum som hjelper den enkelte til å innfri sine mål og forpliktelser. Resultatoppfølgingen skal ikke jakte på syndebukker, men lete etter løsninger.
  • Utvikle teamet ved å synliggjøre gruppens felles resultatansvar. Alle må utvikle kunnskap om hverandres ansvarsområder og bidra til hverandres suksess. Gruppens totale resultat er alltid det viktigste.
  • Bygge tillit og selvrespekt ved å gi åpen og ærlig tilbakemelding om innsats og resultater. Det skal være lov å være kritisk, men også å vise stolthet over de resultater som er oppnådd.

Oppsummering

Å sikre en resultatutvikling som er i samsvar med virksomhetens overordnede mål og ambisjoner, er som nevnt innledningsvis utgangspunktet for innføring av Resultatledelse.

En hovedutfordring er i denne sammenheng å unngå at ”målskjemaene” blir et statisk styringsverktøy hvor valg av mål og måltall er gjort en gang for alle. Det er gjennom den løpende resultatoppfølgingen at styringsgrunnlaget gjøres levende. Hvert resultatsikringsmøte er i realiteten et nytt beslutningsmøte hvor måltall og arbeidsmål kan revideres slik at virksomheten til enhver tid styrer etter det som pr. i dag er viktigst å prioritere for å nå morgendagens mål.

Resultatledelse innføres med enkle virkemidler:

Resultatledelse er ikke bruk av programvare, lange dager borte på kurs, eller komplekse metoder. Resultatledelse er utvikling på jobben, gjennom å benytte de møtene og beslutningsprosessene som allerede eksisterer.